Administrar el tiempo

Consejos para administrar nuestro tiempo

Por Bea Sarrión

Con la llegada del año nuevo  y como buen propósito , queremosc aprender idiomas, ir al gimnasio, etc., seguramente, muchos de nosotros tendremos como objetivo, el de administrar mejor nuestro tiempo. Muchas veces, resulta difícil encontrar un equilibrio entre el tiempo que se dedica al trabajo y el tiempo libre, es casi imposible hacer todo lo que teníamos previsto, no encontramos tiempo para leer, escuchar música, hablar con los amigos y la familia, etc.

Para comprobar si realmente, entre tus propósitos debes incluir el de administrar mejor el tiempo, puedes realizar un registro durante una semana de:

• Las tareas que haces durante el día.

• Cosas que tenías previsto hacer y no te ha dado tiempo.

• Cosas que te apetecía hacer y no has podido por falta de tiempo.

A partir del registro, analiza a qué dedicas tu tiempo y cuánto tiempo le dedicas a cada actividad. Si ves que realizas muchas tareas al mismo tiempo, que siempre te quedan cosas pendientes al finalizar la jornada, que hay muchas cosas que quieres hacer y no encuentras tiempo, posiblemente, debas intentar organizar mejor el tiempo.

La sensación de verse abrumado por las obligaciones y las responsabilidades es una de las fuentes más importantes de estrés, lo que habitualmente, expresamos con la frase “es que no llego a todo”. Por ello, me gustaría ofrecer algunas claves para administrarnos mejor el tiempo:

1. Evitar implicarnos en la medida de lo posible en demasiadas tareas al mismo tiempo. Tener demasiadas cosas que hacer produce preocupación por no conseguir hacerlo todo y bien.

2. Programar tanto el tiempo de trabajo como el tiempo de ocio. Tanto uno como el otro son importantes.

3. Establecer prioridades. De manera, que finalicemos primero las tareas más importantes. Un ejemplo, tengo que hacer un trabajo y quiero revisar el correo electrónico. El plazo de entrega del trabajo expira pronto. Muchas veces, revisamos primero el correo pensando que nos llevará poco tiempo, y al final, de repente, nos damos cuenta de que llevamos media jornada revisando el correo y tenemos todo el trabajo por hacer.

4. Ser realista y hacer horarios realistas. Cuando programamos las actividades del día, debemos tener en cuenta que el día tiene sólo 24 horas y que necesitamos tiempo de descanso. Es importante ser realista y reconocer que algunas cosas no pueden hacerse en ese momento. Para cualquier día podemos hacer un lista de tareas:

• Tareas A: Prioritarias, que deben hacerse en el día.
• Tareas B: Importantes, que no necesitan realizarse en ese día, pero que pasarán a ser prioritarias en otro momento.
• Tareas C: Que no son urgentes en ese momento.

5. Eliminar las tareas de escasa prioridad. Es posible retrasar provisionalmente aquellas tareas que no son relevantes. Es importante para evitar sobrecargarse, limitar el número de tareas que completas al mismo tiempo.

6. Procurar reducir las distracciones y las posibles interrupciones.

7. Planificar los imprevistos. Parece un contrasentido, pero no lo es. Cuando planificamos, siempre pensamos que todo irá perfecto, pero, la realidad no siempre es así. Hay que dejar un espacio entre tareas para cualquier imprevisto (una impresora que no funciona, un compañero que entrega su trabajo tarde, un tren que no llega, etc.).

8. Acortar las reuniones y controlar las citas. El lema: “Para resolver un tema que puede resolverse en 10 minutos, no utilizar 30”.

9. Procurar hacer pausas de 10 a 15 minutos cada 2 horas de trabajo.

10. Aprovechar, si es posible, el tiempo de desplazamiento de casa al trabajo.

11. No ser catastrofista sobre las consecuencias de no conseguir completar todo a tiempo. Analizar de manera objetiva, no aumentada lo que podía ocurrir.

12. Delegar responsabilidades y pedir ayuda. No anticipes que nadie te va ayudar o que vas a tardar más en explicarlo que en hacerlo tú mismo. Es posible que te sorprenda la respuesta de las personas que tienes alrededor.

13. Decir que no. Cuando estamos sobrecargados, estamos en medio de una tarea y nos piden ayuda, nos encomiendan otra tarea… tenemos que saber decir que no o al menos, plantear unos plazos razonables para hacer la tarea.

14. Adherirse a agendas.

15. Evitar el “pues ya que me pongo….”. Si tu objetivo es pintar una habitación, pinta una habitación, no la casa entera.

16. Sé flexible. La rigidez es buena en las piedras, pero no en los seres humanos.

17. Y por último, pero no por ello, menos importante, es necesario tener algún tiempo para descansar, para no “hacer nada”. Decía Cicerón, “Si un hombre no puede dedicarse, de vez en cuando, a no hacer nada, no es realmente libre”.